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Die Restaurantkasse und das Finanzamt

Die Restaurantkasse und das Finanzamt

Es vergeht ja kaum ein Jahr, in dem nicht irgendeine Veränderung zum Thema Restaurantkassen ansteht. Ab Januar 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Diese Kassensicherungsverordnung regelt die technischen Anforderungen u.a. von Kassensystemen.

Das bedeutet, dass ab dem 01.01.2020 Registrierkassen mit einem technischen Manipulationsschutz ausgestattet sein müssen.

Ursprung ist der § 146a AO, welcher die Ordnungsvorschriften für die Buchführung und die Aufzeichnungen mit elektronischen Aufzeichnungssysteme normiert. Die Kassensicherungsverordnung konkretisiert mit § 146a AO die Vorgaben der GoBD — der Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung. Sie definiert die Sicherheit von digitalen Kassensystemen und regelt:

Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der Regelung des § 1g eingeschlossen sind.

Wann und wie die Protokollierung zu erfolgen hat.

Wie die Speicherung der Daten erfolgen muss.

Wie die Schnittstellen auszusehen haben.

Außerdem enthält sie Regeln für die Anforderungen an auszustellende Belege sowie die Kosten der Zertifizierung. (Quelle: www.kassensichv.net)

Das bedeutet für den Gastronomen oder Hotelier, dass die bisherigen Kassen an die Erfordernisse ab dem 01.10.2020 angepasst werden müssen.

Achtung wichtig: Ab dem 01.01.2020 müssen Registrierkassen dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Fragen Sie bitte bei Ihrem Steuerbüro nach einem entsprechenden Formular der zuständigen Finanzbehörde nach.

Eigentlich sind von der „Kassensichv“ in erster Linie die Hersteller von Kassensystemen betroffen, die dafür Sorge tragen müssen, dass die verkauften Systeme den Anforderungen genügen.

Leider gelten diese neuen Anforderungen aber auch für alle Anwender, die diese Kassensysteme nutzen. Sie müssen sicherstellen, dass die von ihnen genutzten Kassen den Anforderungen entsprechen und vorhandene Kassensysteme notfalls erweitern oder anpassen.

Seit Januar 2018 sind Finanzämter dazu berechtigt unangekündigte „Kassenschauen“ durchzuführen. Dabei wird die ordnungsgemäße Kassenführung überprüft.

Und wie läuft so eine Kassenschau ab? Die Prüfer haben das Recht uneingeschränkten Zugang zu dem Kassensystem zu bekommen. Auch wenn der Inhaber oder Betriebsleiter nicht selber anwesend ist, können die Finanzbeamten Zugang zur Kasse verlangen. Der Zugang muss dann allerdings von einem Mitarbeiter begleitet werden, der selber die notwendigen Zugangsberechtigungen zur Kasse innehat. Die Berechtigung zur Kassenschau durch den Finanzbeamten beschränkt sich auf geschäftliche Räume zu den üblichen Öffnungszeiten. Empfehlenswert ist es auch, sich den Dienstausweis einmal vorher zeigen zu lassen, da die Finanzbeamten in der Regel zivile Kleidung tragen.

W.I.R. empfehlen, sich im Vorwege mit dem Ablauf einer solchen Kassenschau zu beschäftigen, sollte es dann soweit sein, geht man mit Sicherheit etwas entspannter an die Sache heran. Prüfen Sie bitte, ob alle Daten richtig erfasst sind und vor allem die Dokumentation erfolgt. Alle Buchungen müssen nachvollziehbar und dokumentiert sein.

Was passiert im Detail? Dem Prüfer muss der Zugriff auf die Kasse gewährt werden. Der Prüfer wird das Kassensystem und die Abläufe prüfen, dabei ist er auch berechtigt, Dokumente zu fotografieren. Auch das Speichern von Daten z.B. auf einem USB Stick oder als Scan sind rechtens.

Im Rahmen der Kassennachschau wird künftig auch der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems nach der Kassensicherungsverordnung — § 146a Abs 1 AO — überprüft. Diese Regelung tritt mit Ablauf des 31.Dezember 2019 in Kraft. Von da an sind Unternehmer dazu verpflichtet, über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verfügen.

Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem verwenden, ist der Prüfer befugt, die Übermittlung der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben über eine einheitliche digitale Schnittstelle zu verlangen. Die Datenübermittlung kann auch als Zurverfügungstellung auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangt werden. Das gilt ebenfalls erst nach dem 31. Dezember 2019. (Quelle: www.kassensichv.net)

Stellen Sie sich und Ihrem Kassensupport bitte folgende Fragen:

  1. Erfüllt Ihre Kasse alle Voraussetzungen?
  2. Können Aufzeichnungen in elektronischer Form (Schnittstelle) übermittelt werden?
  3. Die alle Änderungen dokumentiert (z.B. die wöchentlich wechselnde Sonntagskarte)

Die nicht vorhandene Dokumentation über die sonntägliche Zusatzkarte, hat einen Kollegen aus unserem Kreis im letzten Jahr € 30.000,00 Steuernachzahlung gekostet. Die Begründung war, dass die Kasse es schon gekonnt hätte, diese Dokumentation nur nicht eingerichtet war, daher galt die Übergangsfrist in dem Fall nicht mehr.

Gibt es Ausnahmen?

Stichtag für die Kassensicherungsverordung ist bislang der 1. Januar 2020. Allerdings ist es möglich, dass es noch eine Übergangsfrist bzw. eine Nichtbeanstandungsregelung von mehreren Monaten geben wird. Von Seiten des Gesetzgebers gibt es hierzu noch keine weiteren Informationen (Stand 2. Juli 2019). Eine Schonfrist wurde aber für diejenigen Kassensysteme angekündigt, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und bei denen die Umsetzung der neuen Richtlinien aus baulichen oder technischen Möglichkeiten nicht vorgenommen werden können. Diese Kasse kann noch bis zum 1. Januar 2023 genutzt werden, die Unmöglichkeit der Umsetzung muss aber nachgewiesen sein, und zudem muss die Verfahrensdokumentation beigefügt werden. Alle anderen digitalen Kassen müssen die neue Verordnung fristgerecht umsetzen. (Quelle: www.gastronovi.de)

Setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit diesem Thema auseinander, die Kassenanbieter werden in den ersten Januarwochen 2020 gut zu tun haben.

Bei Fragen stehen W.I.R. Ihnen und Euch gerne zur Seite.

Stefan, 21.08.2019

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